Was bei der Wahl von Aufsichtsräten zu beachten ist

Der Aufsichtsrat einer Genossenschaft muss grundsätzlich aus mindestens drei Mitgliedern bestehen, sofern die Satzung keine höhere Zahl festlegt. Die Satzung kann eine bestimmte Mindest- oder Höchstzahl an Aufsichtsräten vorsehen. Ist dort lediglich  eine Mindestanzahl festgelegt, bietet das der Genossenschaft eine hohe Flexibilität. Deshalb machen der DG-Verlag im Bankenbereich und der Deutsche Raiffeisenverband (DRV) außerhalb des Bankenbereichs in ihren Mustersatzungen davon Gebrauch. Sofern eine solche Mindest- oder Höchstregelung in der Satzung verankert ist, fällt es in die Kompetenz der General- beziehungsweise Vertreterversammlung, in diesen Grenzen die konkrete Anzahl der Aufsichtsräte zu beschließen.

• Wann müssen neue Aufsichtsräte gewählt werden und welche Bestimmungen gibt es dazu?
• Wer darf Kandidaten zur Wahl vorschlagen und welche Fristen gelten dafür?
• Was muss in der Tagesordnung stehen?
• Wie wird abgestimmt und was gibt es dabei zu beachten?
• Wann gelten Aufsichtsräte als gewählt?
• In welcher Form können Aufsichtsräte die Wahl annehmen?

Wird die gesetzliche Mindestzahl von drei Aufsichtsratsmitgliedern unterschritten, entfällt die Beschlussfähigkeit des Aufsichtsrats. Dann sind Vorstand sowie Aufsichtsrat dazu verpflichtet, unverzüglich eine General- beziehungsweise Vertreterversammlung zur Nachwahl einzuberufen. Fällt die Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder dagegen lediglich unter die satzungsmäßig festgelegte Mindestanzahl, sind aber noch wenigstens drei Aufsichtsratsmitglieder im Amt,  so besteht der Aufsichtsrat bis zur nächsten General- beziehungsweise Vertreterversammlung mit den verbleibenden Mitgliedern fort. Dies wird in § 24 Abs. 5 der Mustersatzungen auch noch einmal klarstellt.  In der Versammlung müssen dann jedoch Ersatzwahlen vorgenommen werden. Diese erfolgen in der Regel lediglich für den Rest der Amtsdauer der vorzeitig ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitglieder. Das sollte zur Klarstellung auch noch einmal explizit vor dem betreffenden Wahlakt mitgeteilt und in dem Versammlungsprotokoll vermerkt werden.

Bei Genossenschaften mit mehr als 500 Arbeitnehmern hat der Aufsichtsrat nach dem Drittelbeteiligungsgesetz zu einem Drittel aus Vertretern der Arbeitnehmer zu bestehen. Die Satzung muss deshalb zusätzlich eine durch drei teilbare Anzahl von Aufsichtsräten vorschreiben.

Jede Aufsichtsratswahl setzt zwingend voraus, dass entsprechende Wahlvorschläge eingereicht werden. Im Fall der Generalversammlung steht dieses Recht jedem Mitglied, im Fall der Vertreterversammlung jedenfalls den Vertretern zu. Sieht die Satzung nichts anderes vor, so können die Wahlvorschläge auch außerhalb der Versammlung an den Vorstand gerichtet werden. Besteht bei der Genossenschaft eine Vertreterversammlung, so können neben den Vertretern auch die Mitglieder Kandidaten vorschlagen, dies jedoch, vorbehaltlich entgegenstehender Satzungsregelungen, lediglich außerhalb der Vertreterversammlung, es sei denn sie sind auch als Gäste in der Vertreterversammlung zugelassen.

Auch der Aufsichtsrat darf Kandidaten zur Wahl vorschlagen. Demgegenüber werden dem Vorstand oder einzelnen Vorstandsmitgliedern aufgrund andernfalls zu befürchtender Interessenkollisionen keine Vorschlagsrechte zugebilligt.

Darüber hinaus kann die Satzung besondere Bedingungen fordern, die beim Einreichen von Wahlvorschlägen zu beachten sind. Hiervon machen die aktuellen Mustersatzungen des DG-Verlags und des DRV Gebrauch: Sie bieten unter § 24 Abs. 2 eine Alternativregelung an, wonach Vorschläge für die Wahl der Aufsichtsräte spätestens eine Woche vor dem Tag der General- beziehungsweise Vertreterversammlung in Textform bei der Genossenschaft eingehen müssen.

Der Genossenschaftsverband Bayern (GVB) unterstützt die Aufsichtsräte seiner Mitglieder in vielfältiger Weise. So richten sich die Aufsichtsratsinformationen auf der GVB-Webseite gezielt an Mitglieder der Kontrollgremien bayerischer Volksbanken und Raiffeisenbanken. Sie beinhalten Fachinformationen aus den GVB-Bereichen Prüfung, Recht und Steuern. Um das Angebot nutzen zu können, benötigen interessierte Aufsichtsräte einen Zugang zum Mitgliederbereich der GVB-Webseite. Diesen Zugang können Bankvorstände über die IT-Administratoren des Kreditinstituts vor Ort einrichten lassen. Außerdem bietet die GVB-Rechtsberatung den Aufsichtsräten von GVB-Mitgliedsgenossenschaften ihre Hilfe an und beantwortet Fragen. Kontakt: recht(at)gv-bayern.de oder 089 / 2868-3700.

Die Wahl zum Aufsichtsrat muss in der Tagesordnung der General-beziehungsweise Vertreterversammlung angekündigt werden. Hierbei ist die Angabe „Wahlen zum Aufsichtsrat“ ausreichend. Insbesondere die zur Wahl stehenden Personen müssen also in der Tagesordnung nicht namentlich genannt werden.

Das Genossenschaftsgesetz legt nicht fest, ob die Wahl in offener oder geheimer Weise zu erfolgen hat. Soweit die Satzung keine Regelung enthält, ist es dem Versammlungsleiter vorbehalten, die Art des Wahlverfahrens zu bestimmen. Die Mustersatzungen legen diesbezüglich jedoch unter § 33 Abs. 1 einschränkend fest, dass per Stimmzettel geheim gewählt werden muss, wenn dies der Vorstand, der Aufsichtsrat oder mindestens ein Viertel der stimmberechtigten Versammlungsteilnehmer verlangt. Im letzten Fall sind die gültig abgegebenen Stimmen für den Beschluss ausschlaggebend.

Sind mehrere Aufsichtsratsmitglieder zu wählen, muss grundsätzlich jedes Mitglied bei Generalversammlungen beziehungsweise jeder Vertreter bei Vertreterversammlungen die Möglichkeit haben, jeden einzelnen Kandidaten zu wählen oder abzulehnen. Entsprechend ist daher in der Regel eine Einzelabstimmung angezeigt. Nach § 34 Abs. 4 der Mustersatzungen ist aber auch eine En-bloc-Wahl möglich, wenn nicht mehr Kandidaten vorgeschlagen wurden, als Mandate neu zu besetzen sind und niemand in der General- beziehungsweise Vertreterversammlung widerspricht.

Die Akademie Bayerischer Genossenschaften (ABG) bietet für Aufsichtsräte bayerischer Genossenschaften zahlreiche Seminare und Workshops an. Im Frühjahr 2020 wird die ABG auch ein Webinar zum Thema Aufsichtsratswahlen anbieten. Die konkreten Details hierzu werden rechtzeitig auf der Webseite der ABG bekanntgegeben.

Wer die einfache Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen auf sich vereint, ist grundsätzlich als Aufsichtsrat gewählt. Ungültige Stimmen oder Enthaltungen bleiben hierbei stets außer Betracht. Die Satzung kann andere Mehrheiten oder zusätzliche Regelungen festlegen. So sieht § 33 Abs. 2 der Mustersatzungen etwa einen Losentscheid bei Stimmgleichheit sowie § 33 Abs. 4 bei offener Wahl eine Stichwahl zwischen den beiden Kandidaten vor, welche die meisten Stimmen im ersten Wahlgang erhalten haben, ohne dass einer von ihnen mehr als die Hälfte der gültig abgegebenen Stimmen auf sich vereinigt hat.

Nach der Wahl muss der gewählte Kandidat sein Amt annehmen, damit er rechtmäßig dem Aufsichtsrat angehört. Dies kann, wie in der Regel der Fall, in mündlicher Form in der Versammlung erfolgen. Insbesondere bei der Wahl abwesender Kandidaten kann die Annahme jedoch auch außerhalb, das heißt vorsorglich vor beziehungsweise innerhalb einer angemessenen Frist auch nach der Versammlung gegenüber dem Vorstand, dem Aufsichtsratsvorsitzenden oder dem Aufsichtsratsgremium erklärt werden. Unabhängig hiervon ist es stets empfehlenswert, in Betracht kommende Kandidaten im Vorfeld nach ihrer grundsätzlichen Bereitschaft zur Wahrnehmung eines Aufsichtsratsamts zu fragen. Im Gegensatz zu Vorstandswahlen werden Wahlen zum Aufsichtsrat nicht in das Genossenschaftsregister eingetragen, so dass sich eine Anmeldung zum Registergericht für diese Fälle erübrigt.
 

Peter Warbanow ist Rechtsanwalt beim Genossenschaftsverband Bayern. Er ist unter 089 / 2868-3700 zu erreichen.

• Informationen für Aufsichtsräte bayerische Volksbanken und Raiffeisenbanken im Mitgliederbereich der GVB-Webseite