Meldepflicht für Kassensysteme: Was der Fiskus verlangt

Um Steuerausfälle bei Bargeschäften zu reduzieren, hat der Gesetzgeber ab dem Jahr 2020 mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen sowie der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) die steuerliche Anerkennung von elektronischen Kassensystemen deutlich verschärft. Zu den Neuerungen zählten beispielsweise die obligatorische Verwendung einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten „technischen Sicherheitseinrichtung“ oder die Einführung einer Belegausgabepflicht.

Die im Jahr 2020 verschärften Regeln betreffen elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit § 1 KassenSichV, das heißt elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, seit dem 1. Januar 2024 auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. „Profil“ informierte in Ausgabe 10/2020 über die neuen Regeln. In dem Beitrag werden auch die Bestandteile der technischen Sicherheitseinrichtung erläutert. Die Steuerberatung des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB) veröffentlichte hierzu ein Rundschreiben, das im GVB-Mitgliederportal weiterhin abgerufen werden kann.

Ein wesentlicher Bestandteil der neuen Regeln von 2020 ist die Verpflichtung von Unternehmen und Gewerbetreibenden, die Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion dem zuständigen Finanzamt in einer amtlich vorgeschriebenen Vorlage elektronisch anzuzeigen. Die Anzeigepflicht nach § 164a Abs. 4 AO soll der Finanzverwaltung eine risikoorientierte Fallauswahl für Prüfungen erleichtern und Anhaltspunkte darüber liefern, eine Kassen-Nachschau in Betracht zu ziehen.

Weil der Fiskus bisher nicht in der Lage war, die digitale Schnittstelle für die Übermittlung der elektronischen Anzeige zur Verfügung zu stellen, hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Anzeigepflicht mit Schreiben vom 6. November 2019 (Bundessteuerblatt 2019 I, S. 1010) jedoch bis auf weiteres ausgesetzt.

Mit Schreiben vom 28. Juni 2024 hat das BMF nunmehr mitgeteilt, dass die Möglichkeit der elektronischen Übermittlung über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt wird und die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO beginnt. Die Bestimmungen des BMF-Schreibens vom 6. November 2019 wurden vollständig aufgehoben. Bis zum 1. Juli 2025 gewährt die Finanzverwaltung noch eine Übergangsfrist. Die Meldung von elektronischen Aufzeichnungssystemen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, ist bis zum 31. Juli 2025 nachzuholen.

Ab dem 1. Juli 2025 gilt für die Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines Kassensystems die reguläre Meldefrist von einem Monat. Bei endgültiger Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen vor dem 1. Juli 2025 ist eine Anzeige nur erforderlich, wenn die Anschaffung bereits gemeldet wurde. Bei der Meldung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern sind in der Übergangsphase weitere Besonderheiten zu beachten. Die Finanzverwaltung weist zudem darauf hin, dass bei jeder Meldung alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln sind.

Die Meldung kann grundsätzlich über das ELSTER-Portal erfolgen und muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen: Nach Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer gemäß § 139c AO ist diese anstelle der Steuernummer zu übermitteln.
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung: Die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO setzt sich aus ihrer Zertifizierungs-ID und der Seriennummer zusammen. Die Zertifizierungs-ID wird vom BSI vergeben und besitzt folgendes Format: BSI-K-TR-nnnn-yyyy. Dabei steht nnnn für eine vierstellige Nummerierung, yyyy für eine vierstellige Jahreszahl.
• Art des elektronischen Aufzeichnungssystems: Eine Auswahl über die Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems wird im Meldeverfahren vorgegeben.
• Anzahl der verwendeten Aufzeichnungssysteme: In jeder Meldung ist die Gesamtzahl der in einer Betriebsstätte verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme anzugeben. Dabei ist jedes einzelne eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem aufzuführen. Die Meldung hat für jede Betriebsstätte gesondert zu erfolgen. Sofern in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sind, ist jedes einzelne verwendete Gerät der Finanzverwaltung mitzuteilen.
• Seriennummern der verwendeten Aufzeichnungssysteme: Die Seriennummer des Aufzeichnungssystems ist herstellerabhängig und von der Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sowie der Zertifizierungs-ID zu unterscheiden.
• Datum der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme: Das Datum der Anschaffung ist anzugeben. Sofern elektronische Aufzeichnungssysteme nicht gekauft, sondern z. B. geleast werden, ist anstelle des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns zu übermitteln. Unter Außerbetriebnahme ist auch die Zerstörung oder der Verlust des elektronischen Aufzeichnungssystems zu verstehen.

Die Nichtabgabe der Meldung ist zwar nicht unmittelbar straf- oder ordnungswidrigkeitenrechtlich sanktioniert, jedoch stehen den Finanzbehörden die allgemeinen Zwangsmittel, insbesondere das Verhängen von Zwangsgeld, zur Verfügung. Darüber hinaus kann ein Verstoß gegen die Anzeigepflicht zum Anlass genommen werden, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung in Frage zu stellen und zu einer Hinzuschätzung führen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Hinweis: Sofern ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion die Erfordernisse der „Mindestanforderungen an das Risikomanagement“ (MaRisk) und der „Bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT“ (BAIT) der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht in der jeweils geltenden Fassung erfüllt und von einem Kreditinstitut betrieben wird, unterliegt dieses nicht den Anforderungen des § 146a AO und muss nicht gemeldet werden. Die Volks- und Raiffeisenbanken sind also von den Regeln meist nicht betroffen, die Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften sowie das Warengeschäft der Banken hingegen schon.
 

Moritz Spitzenberger ist Steuerberater beim Genossenschaftsverband Bayern.

Die GVB-Steuerberatung unterstützt die Mitglieder des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB) gerne in allen steuerlichen Fragen, so auch bei der Nutzung von elektronischen Kassensystemen.

Kontakt zur GVB-Steuerberatung: steuer(at)gv-bayern.de oder +49 89 2868-3820. Alle Dienstleistungen, Ansprechpartner und aktuelle Meldungen der GVB-Steuerberatung finden Verbandsmitglieder im GVB-Mitgliederportal.

• Das GVB-Rundschreiben zum Beginn der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab dem 1. Januar 2025
• Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 zum Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach §146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO)
• Aktuelle Informationen und Ansprechpartner der GVB-Steuerberatung im GVB-Mitgliederportal
• Steuermeldungen des GVB für Genossenschaftsbanken im GVB-Mitgliederportal
• Steuermeldungen des GVB für Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften im GVB-Mitgliederportal