Die E-Rechnung wird Pflicht: Was Unternehmen jetzt wissen sollten

• Warum werden E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 Pflicht?
• Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen?
• Hintergrund: „VAT in the Digital Age“ und das Wachstumschancengesetz
• Wie definiert der Gesetzgeber eine E-Rechnung?
• Welchen Normen müssen E-Rechnungen entsprechen?
• Welche Formate haben sich für E-Rechnungen etabliert?
• Wie werden andere Rechnungsformate bewertet?
• Welche Übergangsfristen gelten für die Umstellung auf E-Rechnung?
• Muss auch bei Gutschriften eine E-Rechnung ausgestellt werden?
• Wie müssen E-Rechnungen übermittelt werden?
• Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Rechnungen?
• Worauf ist beim Eingang von E-Rechnungen zu achten?
• Worauf ist beim Ausgang von E-Rechnungen zu achten?
• Worauf ist bei der Ablage von E-Rechnungen zu achten?
• Was bringt die Umstellung auf die E-Rechnung?
• Gilt die E-Rechnung auch für Barumsätze?
• Wie geht es nach Einführung der E-Rechnung weiter?
• Wie unterstützt die GVB-Steuerberatung?

Mit zahlreichen Gesetzesvorhaben wird versucht, die bislang schleppend voranschreitende Digitalisierung in Deutschland zu beschleunigen. Der Versand und Empfang von Papierrechnungen ist in vielen Unternehmen immer noch Standard mit entsprechenden manuellen Bearbeitungsschritten von der Erfassung bis zur Archivierung. Die bereits vorhandenen Möglichkeiten zur automatisierten Erstellung und Verarbeitung werden oft nicht wahrgenommen, weshalb die Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung schon seit längerem diskutiert wird.

Mit dem im Frühjahr 2024 verkündeten Wachstumschancengesetz wurde dieses Vorhaben schließlich umgesetzt. Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Rechnungen im inländischen B2B-Bereich nur noch in einem strukturierten Format ausgestellt werden, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien dürfen nach einer Übergangsfrist nicht mehr versendet werden.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt nur, wenn beide am Umsatz beteiligten Unternehmen im Inland ansässig sind. Sie gilt auch nicht für Abrechnungen mit Endverbrauchern (B2C), für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG oder für Kleinbeträge bis 250 Euro. Für steuerfreie Bankleistungen oder steuerfreie Vermietungsumsätze müssen somit keine E-Rechnungen erstellt werden.

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmer, das heißt auch für Kleinunternehmer, Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen (zum Beispiel Vermieter) oder pauschalierende Land- und Forstwirte. Sie gilt nicht für Abrechnungen mit Endverbrauchern (B2C), für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, für Kleinbeträge bis 250 Euro oder wenn einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig ist. Sie gilt ebenfalls nicht für die Ausgabe von Fahrausweisen.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die Europäische Kommission hat am 8. Dezember 2022 einen Richtlinienentwurf für die Initiative „VAT in the Digital Age“ (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) zur Modernisierung der Mehrwertsteuervorschriften in der EU veröffentlicht. Die VIDA-Initiative sieht die Einführung einer Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in der Europäischen Union ab 2028 mit einem kombinierten grenzüberschreitenden Meldesystem als Ersatz für die „Zusammenfassende Meldung“ vor, wodurch insbesondere der Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden soll.

Da der Richtlinienentwurf jedoch von einigen Mitgliedstaaten derzeit kritisch gesehen wird, ist eine verpflichtende Einführung ab 2028 unwahrscheinlich. Ein aktueller Kompromissvorschlag sieht eine Verschiebung auf das Jahr 2030 vor. Unabhängig von der VIDA-Initiative können EU-Mitgliedstaaten bereits seit einigen Jahren per Ausnahmeregelung eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung und/oder transaktionsbasierte Meldepflichten in ihren Ländern einführen. Zahlreiche Mitgliedstaaten (zum Beispiel Italien, Frankreich, oder Polen) haben dies bereits getan oder planen die Umsetzung in Kürze.

In Deutschland sind Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 verpflichtet, Leistungen an öffentliche Stellen des Bundes und einzelner Länder mittels einer strukturierten elektronischen Rechnung über eine einheitliche Schnittstelle abzurechnen. Eine darüberhinausgehende allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung wird in Deutschland bereits seit längerem diskutiert und war auch im Koalitionsvertrag der Ampelparteien enthalten. Umgesetzt wurde dieses Vorhaben schließlich mit dem Wachstumschancengesetz, das am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt verkündet wurde (siehe hierzu auch den „Profil“-Artikel in Ausgabe 7/2024 und das Rundschreiben im GVB-Mitgliederportal).

Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist eine elektronische Rechnung bereits seit 2011 der Papierrechnung weitgehend gleichgestellt und kann nach aktueller Rechtslage – das Einverständnis des Empfängers vorausgesetzt – alternativ zur Papierrechnung versendet werden. Der Begriff elektronische Rechnung war bisher ein Sammelbegriff für alle Rechnungen, die in einem unstrukturierten oder strukturierten Datenformat erstellt und elektronisch übermittelt wurden, darunter fiel bisher beispielsweise auch ein einfaches PDF.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde der Begriff der elektronischen Rechnung im Umsatzsteuergesetz neu definiert. Als elektronische Rechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG).

Zurück zur FAQ-Liste.

Das strukturierte elektronische Format muss der zu diesem Zweck entwickelten europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN-16931) und den in der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 festgelegten Syntaxen entsprechen. Bei E-Rechnungen beschreibt die Syntax, wie die Daten strukturiert sind. Die Semantik wiederum ordnet den Inhalten ihre Bedeutung zu (zum Beispiel Name A = Rechnungsempfänger, Name B = Rechnungssteller). Alternativ können Rechnungssteller und Rechnungsempfänger die Verwendung eines anderen strukturierten Datenformats vereinbaren, das jedoch immer mit der genannten europäischen Norm interoperabel sein muss.

Eine E-Rechnung ist also ein rein semantisches Format zur strukturierten Darstellung von rechnungsrelevanten Informationen, das den direkten Import und die medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht und damit die Möglichkeit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung und -verbuchung eröffnet. Sie basiert auf einem XML-Format, das für das menschliche Auge ohne Visualisierungstools zunächst nicht ohne weiteres lesbar ist.

Zurück zur FAQ-Liste.

Da E-Rechnungen bereits seit einiger Zeit im Einsatz sind, haben sich verschiedene Formate etabliert. Die in Deutschland am häufigsten genutzten sind:

• XStandard / XRechnung: Ein XML-basiertes semantisches Format zur strukturierten Darstellung von Rechnungsdaten, das seit 2020 für die Rechnungsstellung an bestimmte öffentliche Auftraggeber verpflichtend zu verwenden ist. Der XStandard / XRechnung wird von der öffentlichen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben. Es handelt sich um eine XML-Datei, die für den Menschen ohne Visualisierungstool nicht lesbar ist.
• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt wurde. Eine entsprechende Rechnung besteht aus einem menschenlesbaren PDF im Format PDF/A und einer angehängten maschinenlesbaren XML-Datei. Damit unterscheidet sich die Hybridrechnung auf den ersten Blick nicht von einem herkömmlichen PDF. Als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten jedoch nur die XML-Daten und nicht die bildliche Darstellung im PDF. ZUGFeRD-Rechnungen können mit unterschiedlichen Profilen erstellt werden. Die Profile legen dabei fest, wie viele Informationen im strukturierten Teil der Rechnung übermittelt werden.

Das Bundesministerium der Finanzen hat bestätigt, dass die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1 und mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) elektronische Rechnungen im Sinne der Neuregelung darstellen. Darüber hinaus sind aber auch andere elektronische Rechnungsformate zulässig, die dem europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (zum Beispiel Peppol-BIS Billing oder Factur-X aus Frankreich).

Zurück zur FAQ-Liste.

Alle Rechnungen, die nicht unter die neue Definition einer E-Rechnung fallen, gelten künftig als „sonstige Rechnungen“. Dazu gehören Papierrechnungen, aber auch alle anderen Rechnungen, die nicht der Norm EN 19631 entsprechen. Bilddateien wie PDF, TIFF, PNG, Word-Dokumente oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht mehr als E-Rechnungen, da sie kein strukturiertes Format aufweisen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. PDF-Dateien in Kombination mit einer XML-Datei (Hybridformate, zum Beispiel ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) gelten hingegen als elektronische Rechnungen im Sinne der neuen Definition.

Zurück zur FAQ-Liste.

Grundsätzlich dürfen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 nur noch E-Rechnungen in einem Format ausstellen, das der oben genannten europäischen Norm entspricht oder zumindest mit ihr kompatibel ist. Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt jedoch schrittweise mit entsprechenden Übergangsfristen. Während es in den Jahren 2025 und 2026 noch erlaubt ist, neben E-Rechnungen auch Papierrechnungen oder andere unstrukturierte Formate zu versenden, gilt dies ab 2027 nur noch für Kleinunternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers können auch sonstige elektronische Rechnungen, die nicht der CEN-Norm EN 19631 entsprechen (zum Beispiel ein einfaches PDF), unabhängig vom Vorjahresumsatz bis zum 31. Dezember 2027 per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden. Ab 2028 gibt es keine Ausnahmen mehr, dann müssen im inländischen B2B-Bereich zwingend E-Rechnungen erstellt werden.

Für Unternehmen ändert sich auf der Rechnungsausgangsseite also zunächst wenig. Die entsprechenden Prozesse können in der Übergangszeit wie bisher fortgeführt werden. Unmittelbarer Handlungsbedarf ergibt sich aber daraus, dass die Übergangsfristen nur für die Ausgangsseite gelten. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen gemäß der neuen Definition zu empfangen, zu verarbeiten und ordnungsgemäß zu archivieren. Die Annahme elektronischer Rechnungen kann nicht verweigert werden. Für den Rechnungseingang müssen daher die bestehenden IT-Systeme und die damit verbundenen Prozesse rechtzeitig angepasst werden.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die Möglichkeit der Abrechnung im Gutschriftverfahren bleibt bestehen. Für Gutschriften gelten die gleichen Regeln wie für Rechnungen, das heißt wenn eine E-Rechnung ausgestellt werden muss, muss auch die Gutschrift als E-Rechnung ausgestellt werden.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die Übermittlung einer E-Rechnung hat grundsätzlich in elektronischer Form zu erfolgen. Weitere Vorgaben macht der Gesetzgeber zunächst nicht. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen daher beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle (zum Beispiel EDI-Kanäle) oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal in Betracht.

Zurück zur FAQ-Liste.

Auch bei E-Rechnungen sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu beachten. Elektronische Belege, also auch E-Rechnungen, sind grundsätzlich in der Form, in der sie empfangen wurden, über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von (derzeit noch) zehn Jahren aufzubewahren. Elektronische Rechnungen müssen daher originär elektronisch archiviert werden und durch Datenzugriff maschinell auswertbar sein. Eine Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulässig. Auch eine zugehörige E-Mail wäre aufbewahrungspflichtig, wenn sie rechnungsrelevante Informationen enthält.

Darüber hinaus sind die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und Unveränderbarkeit zu beachten. Die Aufbewahrung einer E-Rechnung in einem Dateisystem (zum Beispiel Windows Datei-Explorer) oder in einem E-Mail-Postfach ist nach Auffassung der Finanzverwaltung ohne zusätzliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit nicht zulässig. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung bei zukünftigen steuerlichen Außenprüfungen verstärkt auch die Einhaltung der GoBD kontrollieren wird.

Zurück zur FAQ-Liste.

Bereits ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen (auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer oder Genossenschaften, die nur steuerfreie Umsätze tätigen) technisch in der Lage sein, alle Varianten von E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Empfang selbst reicht derzeit – sofern noch nicht vorhanden – die Einrichtung einer entsprechenden E-Mail-Adresse im Unternehmen aus, da es noch keine gesetzlichen Vorgaben für den elektronischen Übermittlungsweg gibt.

Bei der inhaltlichen Rechnungsprüfung ist zu beachten, dass Eingangsrechnungen im XML-Format für das menschliche Auge zunächst nicht lesbar sind. Die visuelle Darstellung des Datensatzes kann nur mit zusätzlichen Anzeigeprogrammen, sogenannten Viewern, erfolgen. Ein solches Tool sollte bis zum 1. Januar 2025 in den meisten gängigen Rechnungsverarbeitungsprogrammen implementiert sein.

Sollte dies nicht der Fall sein, stehen kostenlose Programme im Internet (zum Beispiel unter https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#/upload) zur Verfügung. Hybride Eingangsrechnungen zum Beispiel im ZUGFeRD-Format können mit einem bereits heute gängigen PDF-Viewer gelesen werden.

Die Erfüllung der technischen Anforderungen ist Bestandteil einer ordnungsgemäßen E-Rechnung und damit auch Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, was die Prüfung des korrekten Syntaxschemas und der Regeln der EN 16931 erfordert. Auch die technische Konformitätsprüfung beziehungsweise Validierung sollte in den meisten gängigen Rechnungsverarbeitungsprogrammen zeitnah implementiert werden. Ansonsten gibt es auch hier eine Vielzahl an Software, die eine automatisierte Validierung von E-Rechnungen durchführen kann.

Eingehende E-Rechnungen sind unter Beachtung der GoBD über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von (derzeit noch) zehn Jahren unveränderbar aufzubewahren. Eine Archivierung von E-Rechnungen in Papierform ist nicht zulässig.

Zurück zur FAQ-Liste.

Obwohl die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung erst zum 31. Dezember 2026 beziehungsweise zum 31. Dezember 2027 in Kraft tritt, sollten bereits jetzt vorbereitende Maßnahmen zur Umstellung der Rechnungsausgangsprozesse getroffen werden.

Zum einen müssen Unternehmen technisch in der Lage sein, elektronische Ausgangsrechnungen auszustellen, die der europäischen Norm EN-16931 entsprechen beziehungsweise mit dieser interoperabel sind. Das Schreiben von Rechnungen mit Microsoft Word oder Excel oder das Versenden einer einfachen PDF-Rechnung ist spätestens dann nicht mehr möglich.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern über im Inland erbrachte Leistungen. Ob vor jeder Rechnungsstellung der Unternehmerstatus des Geschäftspartners abgefragt wird oder von vornherein immer eine E-Rechnung erstellt wird, liegt im Ermessen der Genossenschaft.

Hybridformate wie ZUGFeRD haben dabei den Vorteil, dass sie ohne zusätzliche Software dargestellt werden können. Zumindest bei der Beurteilung der Unternehmereigenschaft des Geschäftspartners erscheint es nach Auffassung der Finanzverwaltung ausreichend, wenn die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet wird.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die Einführung der E-Rechnung sollte zum Anlass genommen werden, die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zu prüfen. Bei Auslagerung der Buchhaltung an einen Steuerberater sollte auf eine digitale Lösung für den Datenaustausch und die Archivierung zurückgegriffen werden (zum Beispiel DATEV Unternehmen online), bei selbstbuchenden Genossenschaften sollte die eingesetzte Software eine DMS-Funktion beinhalten. Eine Ablage der elektronischen Belege in einem Dateisystem wie dem Microsoft Explorer ist ohne weitere Maßnahmen nicht zu empfehlen.

Genossenschaften sollten sich mit dem Anbieter des eingesetzten IT-Systems in Verbindung setzen und sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 erfüllt werden. Häufig haben die Hersteller hierzu bereits Informationen im Internet veröffentlicht oder bieten entsprechende Webinare an.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung bietet die Chance, bestehende Prozesse im Rechnungseingang neu und effizienter zu gestalten. Die E-Rechnung schafft die Voraussetzungen für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung, die viele manuelle Prozesse (zum Beispiel bei der Rechnungsprüfung) ersetzen kann. Die neu gestalteten Prozesse sollten in eine entsprechende Verfahrensdokumentation einfließen.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Barumsätze oberhalb der Kleinbetragsgrenze von 250 Euro. Auch hier müssen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen werden, um elektronische Rechnungen an die entsprechenden Kunden versenden zu können, was eine Abstimmung mit dem Anbieter des elektronischen Aufzeichnungs- oder Kassensystems erfordert.

Gerade in der Übergangsphase empfiehlt es sich, die Geschäftspartner vor der Umstellung auf die E-Rechnung zu informieren, insbesondere wenn zukünftig der nur maschinenlesbare XStandard verwendet werden soll. Diese Vorgehensweise empfiehlt sich insbesondere auch bei der Abrechnung mit Landwirten im Gutschriftverfahren.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die ab dem 1. Januar 2025 schrittweise eingeführte Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bildet die Grundlage für die in den kommenden Jahren einzuführenden europäischen und nationalen transaktionsbasierten elektronischen Meldesysteme. Bei diesen Systemen werden die Rechnungen zunächst an eine zentrale staatliche Stelle gesandt, dort auf technische beziehungsweise formale Richtigkeit geprüft und erst dann an den Empfänger weitergeleitet. Erst nach Freigabe der Rechnung kann ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Wann und in welcher Form ein solches System auch in Deutschland zum Einsatz kommen wird, ist derzeit aber noch nicht absehbar.

Zurück zur FAQ-Liste.

Die GVB-Steuerberatung unterstützt die Mitglieder des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB) gerne in allen steuerlichen Fragen, so auch bei der Umstellung auf E-Rechnung.
 

FAQ-Liste zu Einzelfragen im GVB-Mitgliederportal

Die Finanzverwaltung hat am 15. Oktober 2024 ein erläuterndes Schreiben zu einzelnen Fragen im Zusammenhang mit der Einführung der E-Rechnung veröffentlicht. Zu den darin angesprochenen und weiteren Fragen (zum Beispiel die Behandlung von Dauerleistungen beziehungsweise Dauerverträgen oder Rechnungskorrekturen) wird der GVB in seinem Mitgliederportal demnächst eine laufend aktualisierte FAQ-Liste und/oder weitere Beiträge veröffentlichen.

Kontakt zur GVB-Steuerberatung: steuer(at)gv-bayern.de oder +49 89 2868-3820. Alle Dienstleistungen, Ansprechpartner und aktuelle Meldungen der GVB-Steuerberatung finden Verbandsmitglieder im GVB-Mitgliederportal.

Moritz Spitzenberger ist Steuerberater beim Genossenschaftsverband Bayern.

• GVB-Rundschreiben zur Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025
• Aktuelle Informationen und Ansprechpartner der GVB-Steuerberatung im GVB-Mitgliederportal
• Steuermeldungen des GVB für Genossenschaftsbanken im GVB-Mitgliederportal
• Steuermeldungen des GVB für Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften im GVB-Mitgliederportal