Regelchaos an der Ladenkasse

• Seit Jahresbeginn dürfen Unternehmen nur noch elektronische Kassensysteme verwenden, die mit einer zertifizierten „technischen Sicherheitseinrichtung“ (tSE) versehen sind.
• Wegen Problemen bei der Nachrüstung der Kassen mit technischen Sicherheitseinrichtungen griff bislang eine Nichtbeanstandungsfrist zur Umrüstung bis zum 30. September 2020.
• Aufgrund der zusätzlichen Belastungen durch die Corona-Pandemie hat Bayern neben anderen Bundesländern die Frist unter bestimmten Bedingungen bis zum 31. März 2021 verlängert.
• Das Bundesfinanzministerium sieht für eine derartige weitere Verlängerung allerdings keine Veranlassung und besteht deshalb weiterhin auf der ursprünglichen Frist.
• Die bayerischen Genossenschaften sollten deshalb ihre elektronischen Kassensysteme – sofern noch nicht geschehen – schnellstmöglich umrüsten.

Dem deutschen Fiskus gehen geschätzt jährlich bis zu 50 Milliarden Euro verloren, weil Bareinnahmen nur unzureichend erfasst und versteuert werden. Als besonders anfällig haben sich elektronische Kassensysteme erwiesen, die sich mit einfachen Mitteln manipulieren lassen. Um dem entgegenzuwirken, haben Deutschland und zahlreiche weitere EU-Staaten die Anforderungen an den Einsatz solcher Kassensysteme sukzessive verschärft – die gravierendste Neuregelung trat in Deutschland zum 1. Januar 2020 mit der Umsetzung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung in Kraft.

Seit Anfang 2020 müssen Unternehmen beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen einige gesetzliche Neuerungen beachten. Durch die Corona-Krise hat das anfangs heiß diskutierte Thema – vor allem die eingeführte Pflicht zur Ausgabe von Kassenbons stand im Kreuzfeuer der Kritik – jedoch massiv an Aufmerksamkeit eingebüßt. Zusätzlich wurde die Einführung des Gesetzes von zahlreichen Schwierigkeiten begleitet. Der Fiskus gewährte verschiedene Nichtbeanstandungsfristen und Ausnahmen, nahm diese aber auch wieder zurück (sogenannte „Rückausnahmen“). Das sorgte vielerorts für Verwirrung. Hinzu kommt, dass Bund und Länder unterschiedliche Vorgaben machen, bis wann die neuen Regeln umzusetzen sind. Trotzdem sind alle Unternehmen nach wie vor dazu verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme an die neuen Anforderungen anzupassen. Was also gilt für die bayerischen Genossenschaften? „Profil“ gibt einen Überblick.

Grundsätzlich dürfen elektronische Kassen- und Aufzeichnungssysteme seit Jahresbeginn nur noch verwendet werden, wenn diese über eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte, sogenannte „technische Sicherheitseinrichtung“ (tSE) verfügen. Alte Kassensysteme sind zu ersetzen, sofern sie dieser Anforderung nicht mehr entsprechen. Die technische Sicherheitseinrichtung soll die lückenlose und unveränderbare Aufzeichnung aller Kassenvorgänge sicherstellen und besteht aus drei Bestandteilen:

• Das Sicherheitsmodul soll gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
• Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
• Eine einheitliche digitale Schnittstelle soll eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.

Grundsätzlich sollte nach dem Willen des Gesetzgebers die Umrüstung der elektronischen Kassensysteme auf den neuen Standard zum 1. Januar 2020 abgeschlossen sein. Weil sich die Entwicklung der technischen Vorgaben verzögerte, waren elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung Ende 2019 allerdings noch nicht flächendeckend auf dem Markt verfügbar. Das Bundesfinanzministerium führte daraufhin eine sogenannte Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 ein. Bis dahin sollten die Finanzverwaltungen bei elektronischen Kassensystemen ohne entsprechende Sicherheitseinrichtung von einer Beanstandung bei Betriebsprüfungen beziehungsweise Kassen-Nachschauen absehen.

Die Steuerberatung des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB) unterstützt die Verbandsmitglieder in allen steuerlichen Fragen, so auch zu den neuen Regeln für elektronische Kassensysteme. Kontakt: steuer(at)gv-bayern.de oder 089 / 2868-3820.

Trotz Corona-Krise hat es das Bundesfinanzministerium abgelehnt, die Nichtbeanstandungsfrist zu verlängern. Einige Bundesländer, darunter Bayern, vertraten die gegenteilige Auffassung und dehnten die Frist unter bestimmten Voraussetzungen bis zum 31. März 2021 aus (siehe dazu auch den Beitrag im Mitgliederbereich der GVB-Webseite). Die bayerischen Genossenschaften können ihre elektronischen Kassen ohne technische Sicherheitseinrichtung daher bis Ende März 2021 ohne Beanstandung durch die Finanzbehörden weiterverwenden, wenn

• die für die Umrüstung benötigte technische Sicherheitseinrichtung bis zum 30. September 2020 verbindlich bestellt oder in Auftrag gegeben worden ist (mit Nachweis), oder
• eine technische Sicherheitseinrichtung auf Cloud-Basis eingebaut werden soll, die aber nachweislich nicht verfügbar ist.

Als Reaktion auf das Vorgehen der Länder stellte das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 18. August 2020 noch einmal klar, dass es für eine derartige Fristverlängerung keinen Anlass sehe und eigenmächtige Erlasse der Länder eigentlich der Abstimmung bedürfen. Welche Frist demnach zu beachten ist, ist nach derzeitiger Lage unklar. Der GVB empfiehlt seinen Mitgliedern deshalb, die Umstellung ihrer elektronischen Kassensysteme schnellstmöglich voranzutreiben, sofern noch nicht geschehen.

Betreibt ein Unternehmen elektronische Kassensysteme, so muss es die Anschaffung und Außerbetriebnahme solcher Kassen grundsätzlich auf elektronischem Weg an die zuständige Finanzbehörde melden. Allerdings bietet die Finanzverwaltung bislang noch keine Möglichkeit, die Meldung elektronisch zu übermitteln. Die Meldepflicht wurde deshalb so lange ausgesetzt, bis eine entsprechende Möglichkeit zur Verfügung steht.

Unternehmer, die elektronische Kassensysteme verwenden, sind seit 1. Januar 2020 gesetzlich dazu verpflichtet, dem Kunden bei jedem Geschäftsvorfall unmittelbar nach Bezahlung einen Beleg (Kassenbon) auszustellen und ihm diesen zur Verfügung zu stellen. Die genannte Belegausgabepflicht bleibt von der oben genannten Nichtbeanstandungsregelung unberührt, sie ist also bereits in Kraft getreten. Der Beleg kann dem Kunden sowohl in Papierform als auch digital zur Verfügung gestellt werden, wobei von der Möglichkeit der digitalen Belegausgabe bislang in der Praxis noch fast kein Gebrauch gemacht wird. Bei einer Bereitstellung in Papierform muss der Kassenbon ausgedruckt und dem Kunden angeboten werden – eine Verpflichtung zur tatsächlichen Mitnahme besteht für diesen allerdings nicht, anders als in anderen EU-Mitgliedsstaaten wie beispielsweise Italien. Die nicht entgegengenommenen Papierbelege sind nicht aufbewahrungspflichtig und können entsorgt werden.

Der Gesetzgeber hatte sich bei der Einführung der Anforderungen an elektronische Kassensysteme gegen eine Verpflichtung entschieden, dass fortan nur mehr elektronische Kassen verwendet werden dürfen. Daher kann jeder Unternehmer auch weiterhin eine offene Ladenkasse anstelle einer elektronischen Registrierkasse einsetzen. Eine Belegausgabepflicht besteht in diesen Fällen nicht. Es sind bei offenen Ladenkassen jedoch die grundsätzlichen gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Dazu gehört das Führen von einzelnen, vollständigen, richtigen, zeitgerechten und geordneten Aufzeichnungen. Der Kunde kann dennoch jederzeit einen Beleg verlangen. In diesem Fall müssen auch Unternehmer, die eine offene Ladenkasse führen, eine Rechnung ausstellen.

Moritz Spitzenberger ist Steuerberater beim Genossenschaftsverband Bayern.

• Aktuelle Rechtslage und Handlungsbedarf in Zusammenhang mit dem Einsatz von Kassensystemen: Beitrag im Mitgliederbereich der GVB-Webseite
• Aufrüstung elektronischer Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung: Beitrag im Mitgliederbereich der GVB-Webseite