Wie die GCS bei der Innenrevision unterstützt

Fachkräftemangel ist ein abstraktes Wort. Erst wenn er tatsächlich eintritt, werden die Auswirkungen für ein Unternehmen spürbar. So erging es auch der Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck. Zwei Mal in Folge hatte die Bank in den vergangenen beiden Jahren mit Personalmangel in der Innenrevision zu kämpfen. „Im ersten Jahr konnten wir das Problem noch aus eigener Kraft lösen, im zweiten Jahr wäre die Bank ohne externe Hilfe nicht mehr in der Lage gewesen, die anstehenden Prüfungsaufgaben zu erfüllen“, berichtet Vorstand Harald Löhner.

Weil die Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck ihre IT-Revision bereits zuvor dauerhaft an die GCS – Geno Corporate Services GmbH ausgelagert hatte, fragte Löhner an, ob die GCS auch weitere wichtige Bausteine der Innenrevision für die Bank übernehmen könnte. Die GCS – Geno Corporate Services ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Genossenschaftsverbands Bayern (GVB), die umfassende Dienstleistungen zu Datenschutz, Informationssicherheit, Notfallmanagement und Prüfung anbietet. „Profil“ stellte die GCS und ihre Leistungen in Ausgabe 2/2023 ausführlich vor.

Nach Rücksprache mit der Prüfungsleitung des GVB besprach Löhner die Wünsche der Bank mit den GCS-Geschäftsführern Thomas Goldbrunner und Bernhard Dollinger. Schließlich kamen sie überein, dass die GCS die Innenrevision der Bank kurzfristig nun auch in folgenden Bereichen übernimmt:

• Prüfungsplanung,
• Gesamtbanksteuerung,
• Jahresabschluss,
• Geldwäsche,
• Kredit und
• Meldewesen.

Die Absprachen und die Übernahme der Leistungen durch die GCS seien sehr unkompliziert abgelaufen, äußert sich Löhner. GCS-Geschäftsführer Bernhard Dollinger habe die von der Bank gewünschten Prüfungsleistungen koordiniert und innerhalb des GVB an die fachlich zuständigen Stellen weitergeleitet. Die mit der Übernahme der Leistungen betrauten Prüferinnen und Prüfer hätten dann direkt mit der Bank das weitere Vorgehen abgestimmt. „Präsenztermine wurden mit Arbeiten im Homeoffice kombiniert. Das lief alles sehr geschmeidig“, lobt Löhner. Die Bank richtete den Prüferinnen und Prüfern der GCS analog zu den GVB-Prüfern einen Zugang zu ihren IT-Systemen ein. Angeforderte Unterlagen lud die Bank in einen eigens für sie eingerichteten Bereich der GCS-Cloud. „Das hat tadellos funktioniert und war nicht anders als bei einer normalen Prüfung durch den GVB“, berichtet der Bankvorstand.

Löhner und seine Vorstandskollegin Heike Hartmann sind sehr zufrieden mit den Prüferinnen und Prüfer der GCS. Diese hätten sich alle wertschätzend, kooperativ und hilfsbereit verhalten. „Sie standen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung, auch zu anderen Themen“, betont Löhner. So hätten die GCS-Mitarbeitenden die für die Geldwäscheprüfung bestimmten Unterlagen nach Rücksprache mit der Bank direkt an die Geldwäscheprüfer des GVB weitergegeben. Das habe die Dauer der externen Revision verkürzt, da die Unterlagen ohne Zeitverzug übermittelt wurden und auf Basis der hohen Qualität umfangreich verwertet werden konnten. Und als die für die Prüfung der Kredite zuständige Mitarbeiterin der GCS eine Datenauswertung angefordert habe, habe sie gleich den Leitfaden zur Erstellung mitgeliefert. Diese Hilfsbereitschaft sei schon auffallend gewesen, hebt Löhner hervor.

„Ein hohes Lob an alle Beteiligten. Sie haben sich in ihrem jeweiligen Fachgebiet bestens ausgekannt und die Prüfung professionell durchgeführt“, sagt auch Vorständin Heike Hartmann. Die Prüferinnen und Prüfer hätten außerdem immer wieder Hinweise gegeben, wie die Bank ihre Arbeitsabläufe optimieren kann, um Aufwand und Kosten zu sparen. Von diesem kostenlosen Wissenstransfer habe die Bank extrem profitiert. „Die Prüferinnen und Prüfer wissen, wie es in anderen Banken läuft und wo sich die Institute etwas abschauen können. Diesen Erfahrungsschatz haben sie mit uns geteilt. Für uns war dieser Blick über den Tellerrand Gold wert“, betont Hartmann.

Die Leistungen der GCS rechneten sich für die Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck auch noch in anderer Weise, sagt Löhner. Vorteilhaft sei zum Beispiel die enge Vernetzung der GCS mit dem Genossenschaftsverband Bayern. Der GVB sei bekannt für eine sehr gute Ausbildung seiner Prüferinnen und Prüfer. Durch ihre gleichzeitige Arbeit für die GCS könnten diese ihre Erfahrung mit Genossenschaftsbanken und das Know-how des Verbands einbringen. Das komme vor allem auch Instituten wie der Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck zugute, die mit 60 Mitarbeitenden eher zu den kleinen Häusern zähle.

Bei der GCS werde mit Augenmaß gearbeitet. „Dort weiß man, wie wir kleinen Banken ticken. Wir sprechen die gleiche Sprache“, sagt Löhner. Die qualitativ hochwertigen Leistungen der GCS seien zudem eine sehr gute Vorbereitung auf die gesetzlichen Prüfungen durch den GVB. Weil die Unterlagen bereits professionell aufbereitet und auf hohem Qualitätsniveau vorgeprüft wurden, können sie durch die Prüferinnen und Prüfer des GVB umfangreich verwertet werden. Dadurch kommen diese schneller voran und die Bank spart sich deutlich Prüfertage.

Durch die Unterstützung der GCS kann die Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck ihren mehrjährigen Prüfungsplan in der Innenrevision einhalten. Mittlerweile hat die Bank auch ihr Personalproblem in diesem Bereich gelöst. „Durch die Nachbesetzung der Leitungsstelle und die Verteilung der Aufgaben auf mehrere Schultern werden wir künftig viele Prüfungen wieder selbst durchführen können“, sagt Löhner. Die IT-Prüfung bleibe jedoch dauerhaft an die GCS ausgelagert. Außerdem plant die Bank, auch das Raiffeisen-Lagerhaus Moorenweis von der GCS prüfen zu lassen. Das Lagerhaus gehört der Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck. Bislang prüfte die Innenrevision der Bank auch das Lagerhaus. „Das hat historische Gründe, ist aber nicht mehr zielführend. In Zukunft möchten wir hier ebenfalls das Spezialwissen der Prüferinnen und Prüfer der GCS nutzen“, begründet Löhner die geplante Auslagerung.

Die Leistungen der GCS seien auf jeden Fall zu empfehlen, meinen Löhner und seine Vorstandskollegin Heike Hartmann. Allein schon der Wissenstransfer in die Bank sei viel wert, gerade in Bereichen, wo Routineaufgaben dominieren. „Der Blick von außen kann helfen, solche Routineprozesse zu optimieren, die nicht mehr hinterfragt werden“, sagt Löhner. Die Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck überlege, in Zukunft weitere Aufgaben auszulagern. Das könne rentabler sein, als das Know-how in diesen Bereichen selbst aufzubauen. Das gelte vor allem für Randbereiche, die nicht zu den Kernkompetenzen der Bank gehören.

Löhner nennt als Beispiel die Geldwäscheprüfung. Das sei auch eine Frage der Routine. Es mache einen Unterschied, ob sich die Innenrevision einmal im Jahr mit der Geldwäscheprüfung befasse, oder ob das jemand Externes übernehme, der sich ständig mit diesem Themenfeld beschäftige. Kurzum: „Wir haben Lust bekommen, die Zusammenarbeit mit der GCS zu vertiefen“, sagt Löhner. Und vor allem: Prüfung dulde keinen Aufschub. „Im Notfall kann ich nicht vier Monate auf einen neuen Innenrevisor warten. Die unkomplizierte und schnelle Zusammenarbeit mit der GCS hat dabei geholfen, dass wir gar nicht erst in eine solche Notlage gekommen sind.“

• Die Webseite der GCS – Geno Corporate Services GmbH
• Die Leistungen der GCS rund um IT-Prüfung und Innenrevision
• Die Webseite der Raiffeisenbank Westkreis Fürstenfeldbruck