Ein Marktplatz für das Miteinander

Bis zum Umbau gab es in der VEDES Zentrale an der Beuthener Straße in Nürnberg einen Konferenzraum mit Massivholzmöbeln in Eiche rustikal und einem großen Besprechungstisch in der Mitte. Bei der VEDES nannten sie diesen Raum den „Rittersaal“. „Der sah wirklich so aus wie bei den Rittern der Tafelrunde aus der Artus-Sage“, sagt Vorständin Julia Graeber.

Den Rittersaal gibt es nicht mehr, genauso wie die bisherige Einrichtung der Unternehmenszentrale. Stattdessen entstand auf rund 2.000 Quadratmetern Fläche eine vielseitige Bürolandschaft mit Kreativ-, Konferenz- und Rückzugsbereichen (siehe dazu auch das Video mit Julia Graeber unten). Einen siebenstelligen Betrag hat sich die VEDES den Umbau kosten lassen. Gut angelegtes Geld, findet Vorständin Graeber. Wer in seiner Entwicklung stehen bleibe, laufe Gefahr, als Unternehmen nicht mehr attraktiv für Fachkräfte zu sein und in der Folge bei den Dienstleistungen für Mitglieder und Kunden zurückzufallen.

Die VEDES Gruppe mit genossenschaftlichen Wurzeln gehört nach eigenen Angaben zu den führenden Spielwaren-Handelsunternehmen in Europa. Bis zur Umgestaltung erstreckte sich ihre Zentrale über die beiden Obergeschosse in dem dreistöckigen Gebäude auf dem ehemaligen Grundig-Areal im Südosten Nürnbergs. Als der Mietvertrag auslief, gab es bei der VEDES Überlegungen, in eine eigene Immobilie zu ziehen. Diese Idee wurde verworfen. Stattdessen reifte der Plan, die Zentrale im bisherigen Gebäude zu belassen, jedoch die Büros neu zu organisieren.

Einen großen Einfluss auf die Planungen hatte die Corona-Pandemie. „Während des Lockdowns waren alle Büros leer, also haben wir kritisch hinterfragt, wie hoch unser Raumbedarf in Zukunft überhaupt sein wird“, berichtet Graeber. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter signalisierten, dass sie sich eine Fünftagewoche im Büro nur noch schwer vorstellen konnten. Schließlich fiel die Entscheidung, die Firmenzentrale auf das zweite Obergeschoss zu konzentrieren und das erste aufzugeben. „Im zweiten Stock waren vorher hauptsächlich Versammlungsräume, die selten genutzt wurden. Im Prinzip waren das tote Flächen“, berichtet Graeber.

Bevor die Handwerker anrückten, machten sich Graeber und ihr Planungsteam intensiv Gedanken, welche Ziele mit der Neugestaltung der VEDES Zentrale erreicht werden sollen. Die Bindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spielte dabei eine große Rolle. Das Kernziel formuliert Graeber in einem Satz: „Wir wollten, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach der Corona-Pandemie wieder gerne ins Büro kommen.“ Ein wichtiger Faktor dafür sein ein attraktives und hochwertiges Arbeitsumfeld. Um zu wissen, was genau sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen, wurden diese gefragt, wie sie sich ihren Arbeitsplatz vorstellen. „Gewünscht wurden offene Bereiche für den Austausch, aber auch Rückzugsmöglichkeiten, sowie ganz praktische Dinge wie höhenverstellbare Schreibtische“, berichtet Graeber. Weil der Umbau in einem Bestandsgebäude stattfand und deshalb unter anderem Brandschutzauflagen und statische Gegebenheiten zu berücksichtigen waren, vergab die VEDES die Planung und Auftragsvergabe an einen Generalunternehmer, der auch die Arbeiten koordinierte und sich um die technische Ausstattung und das Design kümmerte. „So lag der gesamte Umbau von der Planung bis zur Umsetzung in einer Hand. Das hat uns entlastet“, berichtet Graeber.

Umgesetzt wurde ein Konzept aus offenen und geschlossenen Bereichen, die ein möglichst flexibles Arbeiten ermöglichen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Abteilungen, die mit vertraulichen Unterlagen arbeiten, etwa die Personalabteilung, arbeiten in Büros mit zwei bis vier Arbeitsplätzen. Die Marketingabteilung arbeitet in der Kreativzone mit „Start-up-Flair“, wie es Graeber formuliert. Einkauf und Vertrieb arbeiten in kombinierten Bereichen mit offenen Flächen und Einzelbüros. „Unser Ansinnen war, die Bedürfnisse aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weitestgehend zu berücksichtigen“, sagt Graeber.

Zentraler Ort der neuen VEDES Zentrale ist der sogenannte Marktplatz, ein Bereich mit abtrennbaren Konferenzräumen, offenen Flächen mit Sitzmöglichkeiten sowie einer kleinen Küche mit guter Kaffeemaschine und stylischem Wasserspender. Graeber legt Wert auf das Attribut „gut“, denn Marktplatz, Kaffeemaschine und Wassersprudler sollen auch Anziehungspunkt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sein. „Dort trifft man sich, und dort finden auch die besten Gespräche statt. Davon profitiert das Unternehmen“, sagt die Vorständin. Die Teamleiterinnen und Teamleiter der einzelnen Abteilungen wurden in die Planung der Flächen frühzeitig einbezogen. „Da ging es unter anderem darum, wer mit wem zusammenarbeitet, damit diese Teams von kurzen Wegen profitieren“, erklärt Graeber. Die Laufwege müssten aber noch aus einem anderen Grund gut durchdacht werden. „Auf dem Weg zur Kaffeemaschine sollten keine Rückzugsräume liegen. Wer ständig die Morgengrüße der Kolleginnen und Kollegen erwidern muss, wird sich schwerlich konzentrieren können“ gibt Graeber ein Beispiel.

Das Ambiente ist im Industriestyle gehalten. Ziel war es, die Nutzungsmöglichkeiten flexibel und lebendig zu gestalten. „Wenn sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Arbeit mehr bewegen, hat das einen gesundheitlichen Aspekt und es regt die Kreativität an“, sagt Graeber. In einer Schaukel können sich zum Beispiel zwei Mitarbeitende entspannt austauschen und ihren Ideen freien Lauf lassen. Die Boxen für digitale Anschlüsse in den Besprechungsräumen erinnern an überdimensionale Lego-Bausteine. „Wir sind ja auch bei der VEDES“, erklärt Graeber die stilistische Anleihe an der beliebten Spielzeugmarke. Bei der Büroausstattung wurde viel Wert auf Nachhaltigkeit gelegt. So ist zum Beispiel der Teppich recyclebar.

Von den insgesamt 380 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind rund 120 in der Nürnberger VEDES Zentrale tätig. 80 von ihnen finden dort gleichzeitig einen Platz, die anderen arbeiten im Außendienst oder im Mobile Office. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre persönlichen Wertsachen in Schließfächern deponieren und sich über ein Desksharing-System für den gewünschten Arbeitsplatz einbuchen. Durch die Umgestaltung der Zentrale befinden sich nun auch die Vorstandsbüros auf einer Ebene mit den Flächen für die Beschäftigten. Für Graeber ist das ein Vorteil. „Der Vorstand ist viel direkter dran am Geschehen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laufen an den Vorstandsbüros vorbei und kommen dadurch leichter in Kontakt, und wir Vorstände können auch eben mal zu einzelnen Kolleginnen oder Kollegen gehen, um schnell etwas zu besprechen“, sagt Graeber.

Noch müssen die Handwerker an manchen Stellen letzte Hand anlegen, aber insgesamt ist Graeber nach den ersten Wochen in der neuen Firmenzentrale sehr zufrieden mit dem Ergebnis. „Wir haben ein attraktives Büroumfeld geschaffen, das innovatives und effizientes Arbeiten ermöglicht. Die Kolleginnen und Kollegen kommen gerne.“ Zwar dürfen alle weiter auch von zu Hause aus arbeiten, aber das Ziel, wieder mehr von ihnen zurück in die Zentrale zu holen, sei erreicht worden, sagt Graeber. Mittelfristig soll es für alle eine einheitliche Lösung geben, wie viele Tage pro Woche im Mobile Office möglich sind, um Diskussionen zwischen den Abteilungen zu vermeiden.

Das Ziel, wieder mehr Kolleginnen und Kollegen in die Zentrale zu holen, diene auch der Mitarbeiterbindung, sagt Graeber. Bei der VEDES sei die Bindung der Kolleginnen und Kollegen an das Unternehmen von jeher sehr hoch. „Von dieser Bindung haben wir in der Corona-Zeit gezehrt“, sagt Graeber. Die Corona-Pandemie habe jedoch bestehende Strukturen aufgebrochen. „Wir müssen aufpassen, dass sich bewährte Strukturen nicht irgendwann ganz auflösen, weil niemand mehr ins Büro kommt. Wenn ich zu Hause sitze, ist es im Grunde genommen egal, von welchem Arbeitgeber der Laptop kommt, den ich morgens aufklappe“, sagt Graeber.

Die neuen Bürowelten der VEDES verkörpern aber nicht nur eine neue Arbeitskultur, sondern auch die Transformation des gesamten Unternehmens. 2004 hatte die VEDES ihre Zelte auf dem Grundig-Areal aufgeschlagen, weil sie die Nähe zur Spielwarenmesse suchte. „Wir wollten nah dran sein, wenn sich die Welt zur Spielwarenmesse in Nürnberg einfindet“, sagt Graeber. Nach wie vor veranstaltet die VEDES drei Mal im Jahr ihre eigene Hausmesse in einer 5.000 Quadratmeter großen Halle direkt hinter der Firmenzentrale, wo die Spielwarenhändler neues Spielzeug begutachten und gleich ordern können.

Doch die VEDES bietet sehr viel mehr als nur den Einkauf von Spielwaren. „Wir sind auch ein Digitalisierungs- und Marketingpartner für unsere Mitglieder und Kunden und haben alle Kanäle im Rahmen unserer Omnichannel Strategie bereits vor Corona bespielt“, berichtet Graeber. Dafür bietet die VEDES entsprechende digitale Shopping-Lösungen an. Auf diese Weise können Eltern zum Beispiel über den Onlineshop des Spielwarenhändlers oder direkt auf VEDES.com ein Spielzeug bestellen – das wird dann entweder direkt nach Haus geliefert oder es kann am nächsten Tag im Laden abgeholt werden („Click & Collect“). Oder der Kunde bestellt im Spielwarenladen ein Spielzeug, das gerade nicht vorrätig ist, und lässt es sich direkt nach Hause schicken.

Für die Spielwarenhändler ist das Omnichannel-Modell Gold wert, weil die Kunden nicht nur auf das Sortiment im Laden zugreifen können, sondern online auf das gesamte VEDES Sortiment. „Alles ist jederzeit verfügbar. So kann der Händler zum Beispiel große Schaukeln oder Rutschen anbieten, für die er im Laden gar nicht den notwendigen Platz hätte“, sagt Graeber. Dank des Omnichannel-Modells und digitaler Shopping-Lösungen seien die Spielwarenhändler der VEDES gut durch die Corona-Krise gekommen. „Der Handel ist im Wandel. Wie überall ist Online auch der Wachstumstreiber im Spielwarenhandel. Mit der Corona-Pandemie hat auch der Letzte den Schuss gehört“, sagt Graeber.

Doch mit den neuen Anforderungen und Angeboten muss sich auch die VEDES verändern. „Als zentrale Branchenplattform bieten wir das gesamte Leistungsportfolio an. Wir schauen, was der Markt und die Konsumenten fordern, und entwickeln passende Angebote für unsere Mitglieder und Kunden“, sagt Graeber. Dazu gehören zum Beispiel digitale Lösungen für Prozesssteuerung, Lieferung und Datenmanagement, aber auch Marktforschung und effiziente Warenwirtschaftssysteme. Die Mitglieder können sich dann aus dem Baukastensystem der VEDES die passenden Lösungen heraussuchen.

Mit den neuen digitalen Lösungen für Mitglieder und Kunden verändern sich aber auch die Anforderungsprofile an die Mitarbeitenden. Gebraucht werden nicht nur Fachkräfte für Marketing und Vertrieb, sondern zum Beispiel auch Softwareentwickler. Und die sind schwer zu bekommen. Für das Recruiting von Fachkräften seien die neuen Arbeitsmöglichkeiten deshalb ebenfalls ein absoluter Pluspunkt, ist Graeber überzeugt. Auch für die VEDES sei es mittlerweile eine Herausforderung, gute und zuverlässige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden. „Die Leute schauen sehr wohl, wo sie arbeiten werden und was der Arbeitgeber zu bieten hat. Da geht es nicht nur um das Gehalt, sondern auch um die Work-Life-Balance und den Arbeitsplatz“, sagt Graeber. Mittlerweile müssten sich die Arbeitgeber beim Bewerber bewerben und nicht umgekehrt. Doch mit der neuen Firmenzentrale sei die VEDES gut aufgestellt, findet Graeber. „Unsere Unternehmenskultur ist viel flexibler und offener geworden. Das ist die moderne VEDES von heute“, sagt die Vorständin.

Gegründet von 14 Spielwarenhändlern als traditionelle Einkaufsgenossenschaft im Jahr 1904 ist die VEDES heute eines der führenden Handelsunternehmen für Spiel, Freizeit und Familie in Europa. In den vergangenen Jahren entwickelte sich das Unternehmen zu einer europaweit tätigen Omnichannel-Plattform im B2B2C Bereich der Spielwarenbranche. Insgesamt erstrecken sich die Aktivitäten auf sieben europäische Länder, wobei der Fokus auf der deutschsprachigen D-A-CH-Region liegt. Die besondere Stärke der VEDES ist, eine umfassende Logistik-Kompetenz mit auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittenen Dienstleistungen zu vereinen.

„Wir gestalten die Zukunft des Spielwarenhandels!“ – diesem Motto folgend hat es sich das Unternehmen zur zentralen Aufgabe gemacht, ihre Handelspartner in allen Vertriebs- und Kommunikationskanälen durch innovative Lösungen wirkungsvoll zu unterstützen und dadurch sowohl den gemeinsamen Erfolg langfristig sicherzustellen als auch die eigene Marktposition nachhaltig zu stärken. In ihrer 118-jährigen Historie hat sich die VEDES die besondere Kompetenz erarbeitet, in allen Marktphasen mit den unterschiedlichen Herausforderungen ein zuverlässiger Partner zu sein, der die Zukunftsfähigkeit seiner Kunden durch geeignete Maßnahmen und Strategien nachhaltig stärkt. Dadurch wird auch der Spielwarenhandel in seiner Entwicklung entscheidend mitgeprägt.

• Die Webseite der VEDES Gruppe