Was bei elektronischen Rechnungen zu beachten ist

Elektronische Eingangsrechnungen haben viele Vorteile: Im Vergleich zu Papierrechnungen sind sie kostengünstiger, vor allem für den Rechnungsaussteller. Außerdem lassen sie sich schneller in die Verwaltungsabläufe eines Betriebs einbinden. Deshalb werden sie in der Praxis immer bedeutender. Es ist aber darauf zu achten, dass auch elektronische Eingangsrechnungen den steuerlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere dem Umsatzsteuergesetz und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die GoBD wurden in einem 37-seitigen Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 veröffentlicht. Sie erläutern die gesetzlichen Regelungen im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 239 HGB) und der Abgabenordnung (§§ 145-148 AO).

Nach § 14 Abs. 1 Satz 8 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Die elektronische Rechnung kann zum Beispiel per E-Mail, als PDF- oder Text-Datei (als E-Mail-Anhang oder Web-Download) übermittelt werden. Aus umsatzsteuerlicher Sicht liegt eine ordnungsgemäße Rechnung nur vor, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. „Echtheit der Herkunft“ bedeutet in diesem Fall, dass die Identität des Rechnungsausstellers mit Sicherheit festgestellt ist. „Unversehrtheit des Inhalts“ bedeutet, dass eine Veränderung der nach dem UStG erforderlichen Angaben ausgeschlossen werden kann. Jeder Unternehmer legt dabei selbst fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann zum Beispiel durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden. Dabei ist zu beachten, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung besteht.

Weitere Informationen zu elektronischen Eingangsrechnungen und zu den GoBD erhalten Verbandsmitglieder bei der GVB-Steuerberatung unter steuer(at)gv-bayern.de oder 089 / 2868-3800.

Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung des Empfängers. Seit 1. Januar 2013 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen rechtlich gleichgestellt. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht mehr zwingend erforderlich. Enthält eine elektronische Rechnung aber eine qualifizierte elektronische Signatur oder wird sie per Elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt, so ist auf alle Fälle die Echtheit und Unversehrtheit gewährleistet (§ 14 Abs. 3 UStG). Die Rechnungen des Genossenschaftsverbands Bayern und der ABG GmbH werden deshalb weiterhin mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versandt.

Die E-Mail, in der zum Beispiel die Rechnung als PDF angehängt ist, ist nur dann nicht aufbewahrungspflichtig, wenn sie nur als reines Transportmittel wie ein Briefumschlag dient. Ab Zugang der elektronischen Eingangsrechnung hat der Unternehmer dafür zu sorgen, dass insbesondere die Unveränderbarkeit, die Nachprüfbarkeit und die Auswertbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Der Geschäftsvorfall muss sich in seiner Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen. Das beginnt bei der elektronischen Eingangsrechnung über die Einträge in Grundaufzeichnungen und Konten bis zu den entsprechenden Posten in der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie schließlich in der Steueranmeldung beziehungsweise Steuererklärung (progressive Prüfung). Gleiches gilt aber auch für den umgekehrten Verlauf von der Steuererklärung bis zurück zur Eingangsrechnung (retrograde Prüfung). Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Der Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform sind nicht zulässig.

Zur Art der Rechnungsprüfung gibt es keine technischen Anforderungen oder Formvorschriften. Erfolgt diese nicht in einem elektronischen Arbeitsablauf, sondern wird hierzu die elektronische Rechnung ausgedruckt und manuell weiterbearbeitet, so ist es nach den GoBD zwingend erforderlich, dass die Veränderungen der Rechnung (zum Beispiel sachliche und rechnerische Prüfung, Kontierung) nachvollziehbar und nachprüfbar bleiben. Die bearbeitete Rechnung muss eingescannt der originalen elektronischen Eingangsrechnung zugeordnet werden können. Dies kann anhand von eindeutigen Zuordnungsmerkmalen bei der elektronischen Belegablage gewährleistet werden, zum Beispiel über einen Index, eine Dokumenten-ID oder zusätzliche Identifikationsmerkmale über Such- und Filtermöglichkeiten.

Gehören zu einer Buchung mehrere Belege, bedarf es zusätzlicher Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale für die Verknüpfung zwischen den einzelnen Belegen beziehungsweise der Rechnung und der Buchung. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine elektronische Eingangsrechnung auf andere Belege wie einen Lieferschein oder einen Vertrag verweist.

Die GoBD verlangen außerdem eine Verfahrensdokumentation, die es einem sachverständigen Dritten ermöglicht, ihre Ordnungsmäßigkeit in angemessener Zeit zu prüfen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt die organisatorischen und technischen Prozesse zum Beispiel bei der Rechnungseingangsbearbeitung. Diese umfassen unter anderem die Entstehung, Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, Zuordnung, Auswertbarkeit, Verlustabsicherung oder Reproduktion elektronischer Dokumente. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, der technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Sie ist zudem ein Teil des internen Kontrollsystems für Steuern (IKS Steuern beziehungsweise Tax Compliance).
 

Petra Honig ist Steuerberaterin beim Genossenschaftsverband Bayern.

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