Mehrwert: Welche digitalen Dienste erleichtern den Kunden der Volksbanken und Raiffeisenbanken in Zukunft das Leben? „Profil“ hat sich die Neuheiten auf der Hausmesse der Fiducia & GAD angesehen.
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Herr Pyrkosch, die VR-Bank Taufkirchen-Dorfen bietet ihren Firmenkunden seit Kurzem an, den sogenannten Digitalen Finanzbericht (DiFin) zu nutzen und ihre Jahresabschlüsse elektronisch einzureichen. Welche Gründe waren ausschlaggebend?
Robert Pyrkosch: Wir möchten die Digitalisierung in unserem Haus weiter vorantreiben. Mit dem DiFin bieten wir unseren Firmenkunden eine zeitgemäße Möglichkeit, ihre Bilanzen datenschutzkonform und nach Maßgabe des Gesetzgebers an uns zu übermitteln.
Welche Vorteile hat das?
Pyrkosch: Bisher schicken uns die Unternehmen ihre Bilanzen als PDF oder Ausdruck. Das hat zur Folge, dass unsere Mitarbeiter die Zahlen aus dem Dokument kopieren oder vom Papier abschreiben müssen. So ein Vorgehen ist nicht nur fehleranfällig, sondern kostet auch Zeit. Durchschnittlich dauert es rund zehn Minuten, eine Unternehmensbilanz in unserem System zu erfassen. Bei 500 Firmenkunden gehen dafür mehr als 80 Stunden drauf. Der DiFin vereinfacht den gesamten Prozess enorm.
Die Möglichkeit, Jahresabschlüsse in das Banksystem agree21 zu importieren, gibt es aber schon länger…
Pyrkosch: Stimmt! Das Problem war jedoch, dass wir die Bilanzen zusätzlich immer noch manuell anfordern mussten. Ansonsten hätten wir gegen Paragraph 18 des Kreditwesengesetzes verstoßen, welches besagt, dass wir uns die wirtschaftlichen Verhältnisse des Kreditnehmers offenlegen lassen müssen. Für diese Dopplung hat bei unseren Kunden – nachvollziehbar – das Verständnis gefehlt und wir haben das Verfahren deshalb nicht genutzt. Wir sind froh, dass das beim DiFin nicht so ist.
Wie profitieren die Kunden?
Pyrkosch: Zunächst durch den sicheren elektronischen Übertragungsweg. Das Verfahren ist erprobt und bewährt. Außerdem reicht es nun – wie bereits erwähnt – aus, uns die Bilanz im neuen System einmal elektronisch zu übermitteln. Ein zusätzliches PDF oder ein Ausdruck sind nicht mehr nötig. Des Weiteren profitieren Firmenkunden davon, dass wir Kreditentscheidungen schneller treffen können. Wenn die Bilanzen direkt in unserem System sind, können wir sofort analysieren, ob wir einen Kredit vergeben. Was nicht zuletzt wichtig ist: Wir legen viel Wert auf Bilanzbesprechungen. In diesem Bereich können wir nun ebenfalls viel schneller als früher reagieren, was den Kunden Zeit und Flexibilität bringt.
Wie sind die ersten praktischen Erfahrungen?
Pyrkosch: Mit den ersten Bilanzen, die wir bekommen haben, hat es gut funktioniert. Ich bin überzeugt, dass der DiFin ein richtiger Erfolg wird, wenn ein Großteil der Firmenkunden mitmacht.
Sind auch die Firmenkunden zufrieden?
Pyrkosch: Grundsätzlich ja, immerhin bietet das Verfahren auch für sie Erleichterungen. Der einzige Kritikpunkt sind die Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärungen, die sowohl Bank und Kunde als auch Kunde und Steuerberater abschließen müssen. Das wird als umständlich empfunden, da die Kommunikation über drei Ecken läuft. Es wäre einfacher, wenn es eine Erklärung für alle Parteien geben würde.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Digitalen Finanzbericht
Was ist der Digitale Finanzbericht (DiFin)?
Der DiFin ist eine Initiative aus der Finanzwirtschaft zur elektronischen Übermittlung von Jahresabschlüssen und anderen Finanzberichten. Mit dem Verfahren können Unternehmen mit ihren Banken Informationen effizient austauschen. Es ist seit diesem Frühjahr verfügbar.
Wie lief die Datenübermittlung früher?
Das Verfahren zur Übermittlung der Jahresabschlüsse war bisher von vielen manuellen Schritten geprägt. Banken erhielten die Unterlagen häufig in Papierform oder als PDF. So mussten die Bankmitarbeiter die Bilanzen mühsam händisch in die IT-Systeme eingeben. Das Verfahren war somit für alle Seiten umständlich, zeitintensiv und fehleranfällig.
Wie funktioniert das neue Verfahren?
Das Verfahren basiert auf dem System der elektronischen Steuerbilanz. Die Geschäftspartner können auf dieser Basis technische und inhaltlich standardisierte Informationen der Geschäftsberichterstattung austauschen. Auch die Deutsche Bundesbank nutzt das Verfahren als Standard für Meldungen zur Bankenaufsicht.
Welche Vorteile hat der DiFin?
Der DiFin verringert bei Unternehmen, deren Steuerberatern und bei den Banken den administrativen Aufwand. Zudem wird Zeit gespart und die Fehleranfälligkeit verringert. Dadurch steigt gleichzeitig die Qualität der Daten. Banken können durch den DiFin insbesondere schneller entscheiden, ob sie einen Kredit vergeben.
Gab es eine Testphase?
Zwischen Juli 2017 und April 2018 wurde das Verfahren von einzelnen Volksbanken und Raiffeisenbanken, Sparkassen und privaten Banken intensiv erprobt. Auch in Bayern gab es Pilotbanken. Ebenso waren Steuerberater und berichtende Unternehmen miteinbezogen.
An wen können sich interessierte Volksbanken und Raiffeisenbanken richten?
Wer Interesse am Verfahren hat, wendet sich an die Fiducia & GAD IT. Das Unternehmen übernimmt die technische Abwicklung des DiFin für die genossenschaftliche FinanzGruppe. Zudem müssen Banken eine Haftungsklarstellungserklärung unterzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich an der geltenden Rechtslage nichts ändert.
Wie unterstützt der GVB?
Der GVB hilft Volksbanken und Raiffeisenbanken in Bayern bei Fragen zum DiFin weiter. Ansprechpartner ist Firmenkundenreferent Marko Riedel (m[at]riedel@gv-bayern.de).
Wo gibt es weitere Informationen?
Für den Digitalen Finanzbericht wurde die Webseite www.digitaler-finanzbericht.de eingerichtet. Dort finden sich unter anderem ein FAQ-Bereich sowie ein Leitfaden für Banken, Unternehmen und Steuerberater.
Wie lief die Implementierung in die IT-Systeme?
Pyrkosch: Es gab keinerlei Probleme, da der DiFin in das Banksystem agree21 integriert ist. Zusätzlich mussten wir eine Haftungsklarstellungserklärung unterzeichnen. Das ist für die Steuerberater wichtig, damit sie uns weiterhin Bilanzen schicken können. Sie bewirkt, dass sich die Rechtslage durch das neue Übertragungsverfahren nicht ändert.
Wie haben Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf den DiFin vorbereitet?
Pyrkosch: Die internen Mitarbeiter wurden frühzeitig auf die Besonderheiten des Verfahrens hingewiesen. Auch die ersten Firmenkundenberater haben wir mitgenommen. Jetzt geht es darum, den Zugang für alle Mitarbeiter, die mit Firmenkunden Kontakt haben, auszuweiten. Wir planen eine interne Schulung für die Berater, um ihnen das Verfahren und die damit zusammenhängenden Vorteile zu erklären. Dazu ist auch eine Broschüre geplant, die sie an ihre Kunden weiterreichen können.
Wie machen Sie den DiFin bei Ihren Firmenkunden bekannt?
Pyrkosch: Zum einen natürlich über unsere Berater. Zudem besitzen die jeweiligen Steuerberater eine Schlüsselposition. Wir wollen deshalb die Steuerberater, die mit uns viele Kundenüberschneidungen haben, gezielt auf das neue Verfahren hinweisen. Wir haben glücklicherweise von vielen gehört, dass sie dem Verfahren offen gegenüberstehen, da auch sie weg von den Papierbergen wollen.
Erhoffen Sie sich für die Zukunft weitere Erleichterungen?
Pyrkosch: Wie ich gehört habe, soll das System auf die betriebswirtschaftlichen Auswertungen ausgeweitet werden. Das wäre in der Tat ein Riesenschritt für uns. Wir haben viele kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Bilanz spät im Jahr erstellen. Um dennoch Kreditentscheidungen zu fällen, sind wir häufig auf die betriebswirtschaftlichen Auswertungen angewiesen. Wenn diese in den DiFin integriert werden, würden die Kunden und wir sehr stark profitieren.
Vielen Dank für das Gespräch!
Weiterführende Links
- Mehr Informationen zum Digitalen Finanzbericht unter www.digitaler-finanzbericht.de
