Wie die Serviscope bei Kontopfändungen entlastet

Geht bei einer Bank ein sogenannter Pfändungs- und Überweisungsbeschluss zur Kontopfändung ein, muss sie diesen noch am selben Tag bearbeiten, um die gesetzlichen Fristen einzuhalten. Diese zeitkritische Nebenpflicht aus der Kontoführung stellt Banken vor große Herausforderungen: Weil niemand vorhersehen kann, ob und wie viele Kontopfändungen an einem Tag eingehen, stellt die tag-gleiche Bearbeitung hohe Anforderungen an das Kapazitätsmanagement. Oftmals werden hochqualifizierte Mitarbeiter aus dem Problemkreditmanagement zur Bearbeitung der Kontopfändungen eingebunden. Insbesondere in kleineren Häusern sind angemessene Vertretungsregelungen nur schwer darstellbar. In Summe also viele Herausforderungen, die Kosten verursachen, denen aber kein Ertrag gegenübersteht.

Die Raiffeisenbank Bad Kötzting legt als regional verwurzelte Genossenschaftsbank viel Wert auf eine starke Präsenz vor Ort, persönlichen Service und große Flexibilität. Um die Flexibilität in allen Betriebsbereichen weiter zu erhöhen, stellt die Bank ihre Abläufe immer wieder auf den Prüfstand. Auch für die Pfändungsbearbeitung wurde vor dem Hintergrund der beschriebenen Herausforderungen nach einer kostengünstigen, effizienten Lösung gesucht.

Bis vor Kurzem wurden die Pfändungseingänge und alle damit zusammenhängenden Folgetätigkeiten durch die Bank selbst erledigt. „Wir haben die Unterstützung durch Dienstleister in der Vergangenheit mehrfach geprüft, das Vorhaben scheiterte aber jeweils an den damit verbundenen Kosten: Mindestvolumina ließen für die Bank die Auslagerung wegen der überschaubaren Anzahl eingehender Pfändungen bisher unwirtschaftlich erscheinen“, sagt Reinhard Stahl, Vorstand der Raiffeisenbank Bad Kötzting.

Die Serviscope AG gehört zur Unternehmensgruppe des genossenschaftlichen IT-Dienstleisters Atruvia. Sie bietet den Volksbanken und Raiffeisenbanken an, die Bearbeitung von Kontopfändungen zu übernehmen. Allerdings gab die Serviscope ursprünglich ebenfalls Mindestvolumina vor. Diese geschäftspolitische Entscheidung hat die Serviscope inzwischen revidiert. Als diese betriebswirtschaftliche Hürde wegfiel, war auch der Weg frei für die Zusammenarbeit der Raiffeisenbank Bad Kötzting mit der Serviscope.

Die Serviscope AG gehört zur Unternehmensgruppe des genossenschaftlichen IT-Dienstleisters Atruvia AG. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Serviscope unterstützen die Volksbanken und Raiffeisenbanken im Privat- und Firmenkundengeschäft sowie bei Spezial-Services mit einem umfassenden Portfolio an standardisierten Leistungen und Prozessen sowie gebündeltem Know-how. Ob Kundenservice, Prozessauslagerung (Business Process Outsourcing; BPO) oder administrative Aufgaben wie die Kreditsachbearbeitung: Die Banken haben die Möglichkeit, die Outsourcing-Modelle der Serviscope modular zu nutzen und dadurch Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten einzusparen. Durch die Zusammenarbeit mit der Atruvia ist die Serviscope in der Lage, ihre Prozesse in das Banksystem agree21 zu integrieren. Das vereinfacht die Arbeit für die Banken, die dadurch Ressourcen sparen. Aktuell betreut die Serviscope nach eigenen Angaben rund 400 Mandanten aus dem Genossenschafts- und Privatbanksektor.

Die Serviscope im Internet: serviscope.de

So entschied sich die Bank im Frühjahr 2021 für das sogenannte „Business Process Outsourcing“ (BPO) der Serviscope. Die Bank profitiert hierbei von der Zusammenarbeit der Serviscope mit der Atruvia: In einem Vorprojekt stellt die Atruvia die Standardprozesse zur Pfändungsbearbeitung als Vorgänge im Banksystem agree21 der Kreditgenossenschaft bereit. Die eigentliche Pfändungsbearbeitung übernimmt die Serviscope dann auf Basis dieser Standardvorgänge direkt im Banksystem agree21 der Kreditgenossenschaft.

Wichtig an dieser Stelle: Die Dienstleistung beschränkt sich nicht nur auf die Bearbeitung eingehender Pfändungen, sondern umfasst die komplette Bearbeitung aller damit zusammenhängenden Vorgänge über Wiedervorlagen, Zahlungen, Aussetzungen, Reaktivierungen und Pfändungserledigungen bis hin zur Verwaltung des sogenannten Pfändungsschutzkontos (P-Konto).

In der Zusammenarbeit der beiden Dienstleister übernimmt die Atruvia dann auch die fortlaufende Pflege der Prozesse und passt gemeinsam mit Serviscope die Standardvorgänge an neue Rahmenbedingungen und/oder technische Möglichkeiten an. Die Banken spürten diesen Vorteil besonders bei den gesetzlichen Neuregelungen zum Pfändungsschutzkonto Ende 2021: Hier passte die Atruvia – wo es erforderlich war – alle Vorgänge komplett an, ohne dass die Bank selbst tätig werden musste. Zu den seit 1. Dezember 2021 geltenden Regeln für das P-Konto siehe auch den Beitrag „Neue Regeln für das P-Konto“ in „Profil“-Ausgabe 07/2021.

„Die langjährige Erfahrung auf dem Gebiet der Pfändungsbearbeitung macht die Serviscope zu einem zuverlässigen Partner für Banken und hilft dabei, zeitkritische Geschäftsvorfälle termingerecht zu erledigen, Mitarbeiter der Bank zu entlasten und die Kosten zu senken“, betont Frank Erb, Vorstandssprecher der Serviscope AG. Einfache und klar strukturierte Bearbeitungswege und -vorgaben innerhalb der Vorgänge bieten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bank schon zum Start der Zusammenarbeit ein sicheres Gefühl in der Handhabung. Kurze Kommunikationswege mit den Sachbearbeitern der Serviscope, sowohl telefonisch als auch innerhalb der Kommentarfunktion der Vorgänge in agree21, erleichtern zusätzlich die Eingewöhnung für die Bankmitarbeiter.

„Per Post verschickte Pfändungsbeschlüsse und die Folgepost werden direkt der Serviscope zugestellt. Das bietet vor allem für die Mitarbeiter in den Filialen eine zusätzliche Entlastung und verhindert, dass einzelne Posteingänge liegen bleiben“, sagt Erb. Insgesamt gelangen auf diese Weise nur noch gut 20 Prozent der Pfändungsbeschlüsse per Post in die Bank, die dann der Serviscope digital zur Verfügung gestellt werden. Die Bank ist nur noch bei besonderen, selten auftretenden Sachverhalten gefordert. Dies beschränkt sich aber insbesondere auf Fragen im Zusammenhang mit Pfändungen von Grundpfandrechten oder anderen Sicherheiten.

Neben einer hohen Verlässlichkeit und Stabilität in der Bearbeitungsqualität profitiert die Raiffeisenbank Bad Kötzting von Automationseffekten aus der Nutzung von sogenannten Roboterprozessen (Robotic Process Automation; RPA) der Serviscope oder der Nutzung der Atruvia-Druckstraße. So partizipiert die Bank an zentral generierten Effizienzgewinnen. Bewährte und langjährig erprobte Bearbeitungsprozesse der Serviscope werden seit mittlerweile zwei Jahren in Zusammenarbeit mit der Atruvia stetig weiterentwickelt. Geboten wird die sogenannte End-to-End-Bearbeitung von der Administration und Pflege der Vorgänge, über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung der Dokumente im elektronischen Archiv der Bank.

Die Weiterentwicklung der Prozesse wird von der Serviscope fortlaufend dokumentiert und über halbjährliche Kundenforen an die betreuten Banken kommuniziert. Dort können Kreditinstitute auch Anregungen und Optimierungsvorschläge einbringen. Generieren diese Vorschläge einen Mehrwert, werden sie im Rahmen der regelmäßigen Releases für alle Nutzer des Prozessmodells in die Vorgänge und Abläufe eingebunden.

Im Zusammenspiel von Bank, Serviscope und Atruvia kommen alle Stärken und Kernkompetenzen der Partner zum Tragen:

• Die Skaleneffekte durch die gebündelte Bearbeitung der Pfändungsbeschlüsse bei der Serviscope sorgen für effiziente Prozesse, die so für eine einzelne Bank kaum erreichbar sind.
• Die dauerhafte Prozessadministration und -pflege durch die Atruvia stellt sicher, dass Prozesse immer auf dem neuesten technischen Stand sind. Zudem werden die Prozesse durch die Atruvia in Abstimmung mit der Serviscope permanent entlang der fachlichen und juristischen Anforderungen weiterentwickelt.
• Die Bank muss sich nicht mehr um Prozessmanagement und Prozessbearbeitung kümmern und wird so entlastet. Das schafft Freiräume für das Kerngeschäft, die Betreuung der Kunden und die Bearbeitung wichtiger Zukunftsthemen.

„Mit unserer Entscheidung für das Dienstleistungspaket Pfändung BPO der Serviscope haben wir nicht nur die Bearbeitung der Pfändungsprozesse ausgelagert, sondern das Thema als Ganzes gelöst“, sagt Reinhard Stahl, Vorstand der Raiffeisenbank Bad Kötzting. Gerade durch die Direktzustellung der „Pfändungspost“ an die Serviscope und das Prozessmanagement durch die Atruvia sei die Entlastung schnell spürbar und für alle bislang damit befassten Mitarbeiter erlebbar geworden. Die gewonnenen Freiräume nutzt die Bank nun, um die vielen Themen im Zusammenhang mit der fortschreitenden Digitalisierung der Geschäftsmodelle voranzutreiben. „Und so ganz nebenbei senken wir auch die Kosten für die Pfändungsbearbeitung. Alles in allem eine für die Raiffeisenbank Bad Kötzting sehr sinnvolle Entscheidung mit Empfehlung zur Nachahmung“, sagt Stahl.

• Die Webseite der Raiffeisenbank Bad Kötzting
• Die Webseite der Serviscope AG
• Informationen zur Pfändungsbearbeitung und zu „Business Process Outsourcing“ (BPO) durch die Serviscope