Ab 2021 kommt der Prüfungsbericht digital

• Ab 2021 versendet der GVB Prüfungsberichte, Bestätigungsvermerke und Bescheinigungen in digitaler Form an die bayerischen Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften.
• Bei den bayerischen Volksbanken und Raiffeisenbanken ist das bereits seit 2019 so.
• Die digital unterschriebenen Dokumente werden vom GVB in der WuD-Cloud hinterlegt.
• Die Genossenschaften erhalten dann einen Zugangs-Link zur Cloud per E-Mail, sodass sie sich die Dokumente herunterladen können.

Seit Ende 2019 werden Prüfungsberichte, Bestätigungsvermerke und Bescheinigungen für die bayerischen Volksbanken und Raiffeisenbanken vom Genossenschaftsverband Bayern (GVB) digital unterschrieben, mit einem elektronischen Zeitstempel versehen und dem Vorstand der Bank als PDF-Datei über die GVB-interne Banken-Cloud zur Verfügung gestellt. Nun zieht der Verband bei den bayerischen Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften (WuD) nach. Ab dem kommenden Jahr (Fälligkeitsjahr 2021) werden alle Prüfungsberichte, Bestätigungsvermerke und Bescheinigungen für WuD-Genossenschaften ebenfalls digital erstellt. Das gilt sowohl für Genossenschaften als auch für Waren-GmbHs, die nach § 316 Handelsgesetzbuch (HGB) geprüft werden. Die eigentliche Prüfungsdurchführung wird davon nicht tangiert.

Fragen von GVB-Mitgliedern zum digitalen Prüfungsbericht beantwortet Udo Löw, Leiter des Bereichs Prüfung- und Betreuung Waren- und Dienstleistungsgenossenschaften. Kontakt: 089 / 2868-3560 oder uloew[at]gv-bayern.de.

Um einen digitalen Prüfungsbericht rechtsgültig zu erzeugen und diesen an den Empfänger sicher zu übermitteln, sind zwei Voraussetzungen nötig, die der GVB technisch implementiert hat: Erstens muss eine qualifizierte elektronische Signatur generiert werden können und zweitens muss eine sichere Übertragungsmöglichkeit des Prüfungsberichts gewährleistet sein. Dazu hat der GVB eine Austausch-Cloud eingerichtet, die WuD-Cloud. Bei den Waren-GmbHs wird die GTB-Cloud der Genossenschafts-Treuhand Bayern Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (GTB) eingesetzt. Die GTB ist eine hundertprozentige Tochter des GVB. Alle folgenden Ausführungen gelten für Genossenschaften genauso wie für GmbHs, auch wenn nur von der WuD-Cloud die Rede ist.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie das Genossenschaftsgesetz (GenG) erfordern für den Prüfungsbericht und den Bestätigungsvermerk die Schriftform. Die Erfordernisse für die Schriftform (§126 BGB) und die elektronische Form (§126a BGB) sind im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt. Sofern das Gesetz die Schriftform vorsieht, muss der Aussteller entweder das Dokument eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnen oder dieses mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und seinen Namen hinzufügen.

Mit den Änderungen der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer und den neu gefassten Regelungen zur Gestaltung des Berufssiegels kann auch das Siegel als elektronisches Abbild geführt werden. Dies ermöglicht es dem GVB und anderen Prüfungsverbänden, Bestätigungsvermerke und Prüfungsberichte originär digital zu erteilen („elektronisches Original“). Die bisher gesetzlich geforderten, handschriftlich unterzeichneten Papierexemplare und deren Versand sind damit auch bei der gesetzlichen Abschlussprüfung entbehrlich. Voraussetzungen für den Ersatz der Schriftform bei Prüfungsberichten und Bestätigungsvermerken sind also:

• Der Aussteller muss der Erklärung seinen Namen hinzufügen,
• das elektronische Dokument muss mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Ausstellers versehen sein und
• es muss ein elektronisches Abbild des Berufssiegels eingefügt werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur, die die eigenhändige Unterschrift ersetzt, muss zusätzlich von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhen. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist demzufolge nicht nur eine bloße Bilddatei der eingescannten Unterschrift, sondern ein digitaler Datensatz, der mit dem unterschriebenen Dokument fest verbunden ist und die gesetzlichen Schriftformanforderungen erfüllt.

Damit der mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehene digitale Prüfungsbericht im PDF-Format an die Genossenschaften übermittelt werden kann, benötigt es einen sicheren Übertragungsweg. Dafür dient zukünftig die WuD-Cloud des GVB, die bereits bei der vereinfachten Prüfung nach § 53a GenG erfolgreich eingesetzt wird. Auf die WuD-Cloud kann über einen Webbrowser zugegriffen werden. Sie basiert auf der Open-Source-Filesharing-Plattform Nextcloud. Im Unterschied zu den Cloud-Speichern im Internet liegen die Daten jedoch geschützt im Serverzentrum des GVB.

Zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Sicherstellung der Vertraulichkeit der Daten sind folgende Maßnahmen umgesetzt worden:

1. Der Zugriff auf die WuD-Cloud erfolgt verschlüsselt.
2. Genossenschaften/Mandanten können nur über individuelle passwortgeschützte Links auf die Cloud zugreifen.
3. Ansonsten können nur GVB-Mitarbeiter auf die Cloud zugreifen, die für den Service freigeschaltet sind.
4. Der Server für die WuD-Cloud befindet sich im GVB-Serverzentrum München in einem eigenen virtuellen Netzwerk (VLAN) und ist durch eine Firewall vom Internet und vom GVB-Netz abgetrennt.
5. Dateien in der WuD-Cloud werden verschlüsselt abgelegt.
6. Die WuD-Cloud-Infrastruktur wurde entsprechend den Härtungs-Richtlinien der Firma Nextcloud und des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sicher konfiguriert. Außerdem wurde ein Sicherheitskonzept erstellt.

Der Prüfungsbericht im PDF-Format wird vom GVB in die WuD-Cloud eingestellt. Die Genossenschaft erhält vom GVB eine Benachrichtigungs-E-Mail mit einem individuellen Link und auf einem zweiten Weg ein Passwort. Mit diesem Zwei-Wege-Autorisierungsverfahren können sich die Verantwortlichen der Genossenschaft den Prüfungsbericht aus der WuD-Cloud herunterladen. Dabei ist wichtig, dass die Prüfer des GVB bei Beendigung der Prüfung eine verbindliche E-Mail-Adresse von der Genossenschaft erhalten, damit die Benachrichtigungs-E-Mails an die zuständigen Personen übermitteln werden können. Die verbindlichen Mail-Adressen werden im Rahmen der Vollständigkeitserklärung eingeholt. Bei einem Wechsel der Ansprechpartner bei den Genossenschaften ist somit Aktualität gewährleistet. Eine dezidierte Bedienungsanleitung der WuD-Cloud wird den Genossenschaften zeitnah zur Verfügung gestellt. Auch die zuständigen Prüfer werden den Genossenschaften mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Der digitale Prüfungsbericht kann von den Genossenschaften bei Bedarf direkt an Gremienmitglieder, Banken und Geschäftspartner weitergegeben werden. Außerdem lässt sich das PDF-Dokument ausdrucken. Der Aufsichtsratsvorsitzende erhält den Prüfungsbericht nach wie vor auf dem Postweg auf Papier. Dabei handelt es sich um eine gebundene, ausgedruckte Kopie des digitalen Prüfungsberichts.

Derzeit prüft der GVB weitere Verwendungsmöglichkeiten für die GVB-Cloud: So könnten auch Rundschreiben, aktuelle Informationen, Seminarangebote oder Tipps – zum Beispiel zur satzungskonformen Durchführung einer Generalversammlung – in einer einfachen Form in der WuD-Cloud bereitgestellt werden.
 

Kontakt für GVB-Mitglieder: 089 / 2868-3560 oder uloew(at)gv-bayern.de.